"Ραμμένα και αριθμημένα x αριθμός φύλλων" είναι ίσως το μόνο πράγμα που έρχεται στο μυαλό όταν πρόκειται για την ανάγκη συρραφής εγγράφων. Πώς να συρράψετε έγγραφα; Ο νεοφερμένος φαντάζεται αμέσως σωρούς χαρτιών, σφιχτά στερεωμένους με σπάγγο τράπεζας, καλυμμένους με καυστική σκόνη, κάπου στη γωνία του γραφείου ενός λογιστή ή τμήματος προσωπικού.
Ωστόσο, δεν είναι όλα τόσο απλά και επιφανειακά όσο φαίνονται με την πρώτη ματιά. Τι πρέπει να γνωρίζετε για να αποφύγετε λάθη σε αυτό το δύσκολο θέμα; Πώς να ράψετε έγγραφα με κλωστές σύμφωνα με μια φωτογραφία; Αυτές οι ερωτήσεις θα συζητηθούν λεπτομερώς στις οδηγίες βήμα προς βήμα.
Γιατί τα παλιομοδίτικα βασικά;
Υπάρχουν πολλές κρατικές υπηρεσίες που ενδέχεται να απαιτούν έγγραφα ραμμένα όχι με εργοστασιακό τρόπο, αλλά χειροκίνητα, χρησιμοποιώντας κλωστές. Αυτό είναι πρώτα από όλα η εφορία, το αρχείο, ζητούν να ράψουν έγγραφα με κλωστές κατά την παραλαβή των χαρτιών γιαεγγραφή μεμονωμένων επιχειρηματιών, εγγραφή νομικής οντότητας ή έγγραφα για διαγωνισμό. Πώς να συρράψετε σωστά έγγραφα, δείχνει η φωτογραφία νούμερο 2. Χρησιμοποιείτε συνήθως χοντρή κλωστή και χοντρή βελόνα.
Πιστεύεται ότι οι τίτλοι που δεσμεύονται με αυτόν τον τρόπο είναι πιο δύσκολο να χαθούν, να παραποιηθούν ή να αντικατασταθούν φύλλα. Ορισμένοι οργανισμοί, ακριβώς γι' αυτό, χρησιμοποιούν μια τέτοια μορφή "παππούς" στερέωσης σημαντικών εγγράφων. Υπάρχει ένα άλλο επιχείρημα - μερικές φορές τα έγγραφα είναι αυστηρά εμπιστευτικά και οι διαχειριστές, φοβούμενοι τη δημοσιότητα ή την επιρροή των ανταγωνιστών, εμπιστεύονται τέτοια εργασία μόνο σε ένα έμπιστο άτομο, αντίστοιχα, αρνούνται τη βοήθεια εξειδικευμένων εταιρειών.
Σημαντικό
Εσφαλμένα ραμμένα έγγραφα μπορεί να προκαλέσουν άρνηση εγγραφής ή επανεγγραφής μιας επιχείρησης, αποδοχή εγγράφων στο αρχείο, αφαίρεση του οργανισμού από τον διαγωνισμό για διαγωνισμό, επηρεασμό της απόφασης της ρυθμιστικής αρχής στην περίπτωση ενός ελέγχου του οργανισμού.
Υπάρχουν ενιαίοι κανόνες;
Μέχρι σήμερα, δεν υπάρχουν σαφείς κανόνες σχετικά με τον τρόπο συρραφής εγγράφων με κλωστές σύμφωνα με ένα ενιαίο σχέδιο. Υπάρχουν μόνο συστάσεις και οδηγίες. Βασικά, οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν τις μεθοδολογικές εξελίξεις του Rosarkhiv, οι οποίες εγκρίθηκαν με αριθμό παραγγελίας 76 το 2009, τις απαιτήσεις του GOST "Εργασία γραφείου και αρχειοθέτηση", καθώς και οδηγίες από την Κεντρική Τράπεζα της Ρωσίας.
Προπαρασκευαστικό στάδιο
Όλα τα έγγραφα προς συρραφή πρέπει να υποβληθούν σε προεπισκόπηση, εάν υπάρχουν σημάδια με μολύβι, διαγράψτε τα. Σπουδαίοςεξετάστε προσεκτικά κάθε σελίδα, αποκλείστε τη μεταξύ τους προσκόλληση, εξασφαλίστε μια λογική και σωστή σειρά εγγράφων σε μια στοίβα. Αφαιρέστε αιχμηρά αντικείμενα, καρφίτσες, συνδετήρες ή συνδετήρες, καθώς μπορεί να καταστρέψουν το νήμα βιβλιοδεσίας και να οδηγήσουν σε απώλεια του εγγράφου. Είναι απαραίτητο να αριθμήσετε τις σελίδες με ένα απλό μαύρο μολύβι, στη δεξιά γωνία· δεν επιτρέπεται η χρήση μελανιού, συμπεριλαμβανομένου του χρώματος. Δεν μπορείτε να αριθμήσετε πολύ κοντά στο κείμενο του εγγράφου, τόσο περισσότερο επικαλύπτεται. Μόνο η μπροστινή πλευρά του φύλλου είναι αριθμημένη. Ο συνολικός όγκος του συρραμένου εγγράφου δεν πρέπει να υπερβαίνει τα 250 φύλλα και το ύψος του δεμένου και αριθμημένου εγγράφου δεν πρέπει να υπερβαίνει τα 4 εκατοστά. Ένα παράδειγμα για το πώς να ράβετε έγγραφα με κλωστές φαίνεται στη φωτογραφία.
Το επόμενο στάδιο προετοιμασίας είναι η επιλογή των εργαλείων. Για να ράψετε σωστά έγγραφα με κλωστές, θα χρειαστείτε: ένα σουβλί, ειδικά νήματα, ένα κάλυμμα από χαρτόνι, όπως στη φωτογραφία. Σε ορισμένες περιπτώσεις, χρησιμοποιείται διάτρηση οπών. Πώς και με τι να ράψετε έγγραφα, κάθε ειδικός αποφασίζει μόνος του. Είναι πιο βολικό να χρησιμοποιείτε σκληρά νήματα ή σπάγκο τράπεζας, σε ορισμένες περιπτώσεις χρησιμοποιούνται μάλλινα νήματα ή κορδόνια. Τις περισσότερες φορές φέρουν τη λειτουργία της διακόσμησης. Συνήθως οι σοβαρές αναφορές χρησιμοποιούν πιο αυστηρό ύφος. Προετοιμάστε μόνοι σας τα έγγραφα και τη φόρμα για την απογραφή.
Μερικές λεπτές αποχρώσεις
- Τα φύλλα μεγάλου μεγέθους, για παράδειγμα, A3 ή A2, πρέπει επίσης να είναι αριθμημένα. Για να γίνει αυτό, επεκτείνεται πλήρως και αριθμείται σύμφωνα με τους γενικούς κανόνες. Στη συνέχεια διπλωμένο και προσεκτικά κολλημένο πίσωγωνία.
- Αν είναι απαραίτητο να καταθέσετε μια επιστολή, ανοίγει, πρώτα αριθμείται ο ίδιος ο φάκελος και μετά οι σελίδες του γράμματος με τη σειρά.
- Το κάλυμμα του εγγράφου δεν είναι αριθμημένο. Επίσης, η σελίδα τίτλου δεν αριθμείται αν δεν υπάρχει εξώφυλλο. Ωστόσο, το δεύτερο φύλλο είναι ήδη αριθμημένο με τον αριθμό "2".
- Αν ο αριθμός των φύλλων είναι μεγαλύτερος από 250, τότε χωρίζονται σε τόμους. Αυτή η πρακτική είναι κοινή στα δικαστήρια. Κάθε τόμος πρέπει να αριθμηθεί χωριστά.
- Πώς να συρράψετε έγγραφα εάν δεν είναι δυνατό να υποδειχθεί ο αριθμός φύλλου επάνω δεξιά ή εάν ολόκληρο το φύλλο είναι κατειλημμένο; Αυτό συμβαίνει συχνά, για παράδειγμα, κατά την αρίθμηση μιας φωτογραφίας, οπότε επιτρέπεται η αρίθμηση από το πίσω μέρος.
- Σε περίπτωση λανθασμένης αρίθμησης, μπορείτε να διαγράψετε τον αριθμό. Ωστόσο, η διόρθωση πρέπει να επιβεβαιωθεί με υπογραφή.
- Εάν δεν παραβλεφθούν περισσότερα από δύο φύλλα, τότε επιτρέπεται η χρήση χαρακτηρισμού γράμματος για σελίδες που παραλείφθηκαν. Η ψηφιακή αρίθμηση του κύριου εγγράφου δεν αλλάζει, αλλά ο αριθμός των φύλλων αυξάνεται. Σε αυτήν την περίπτωση, είναι απαραίτητο να προειδοποιήσετε το άτομο που θα λάβει τα έγγραφα σχετικά.
- Αν είναι απαραίτητο να αριθμήσετε ένα έγγραφο που είναι ήδη αριθμημένο ή έχει αρίθμηση, τότε θα αριθμηθεί ξανά.
- Εάν τα φύλλα στην τεκμηρίωση δεν μπορούν να διαχωριστούν ή είναι κολλημένα μεταξύ τους, αριθμούνται ως ένα φύλλο. Αυτό συμβαίνει εάν ένα έγγραφο, για παράδειγμα, έχει επικολλημένη μια επιταγή, μια φωτογραφία ή ένα απόκομμα εφημερίδας. Ταυτόχρονα, όμως, είναι απαραίτητο να συνταχθεί ένας κατάλογος και στη στήλη "Σημείωση" ή στην επιγραφή πιστοποίησης, είναι επιτακτική ανάγκη να διευκρινιστεί ποια έγγραφα επικολλήθηκαν, σε ποια σελίδα και τι περιείχαν.
Ποια έγγραφα ράβονται συχνότερα με κλωστή; Πρώτα από όλα, συστατικά και ιδρυτικά έγγραφα. Τις περισσότερες φορές έχουν μικρό όγκο, είναι πιο εύκολο να τρυπηθούν με ένα σουβλί και το ράψιμο είναι εύκολο. Υπάρχουν πολλές τεχνολογίες για ραφή, μπορείτε να κάνετε δύο τρυπήματα, τρία ή πέντε. Τρεις τρύπες είναι η πιο κοινή επιλογή. Πέντε τρύπες θα σας φανούν χρήσιμες όταν ορισμένα έγγραφα είναι μικρότερα από άλλα, η σύνδεση πέντε οπών θα σας βοηθήσει να τα διορθώσετε καλύτερα. Χρησιμοποιείται συρραφή πέντε οπών εάν τα έγγραφα είναι υψηλής αξίας, αυτό θα μειώσει τον κίνδυνο αντικατάστασής τους.
Πώς να ράβετε σωστά έγγραφα με κλωστές: οδηγίες βήμα προς βήμα
- Σωρεύστε τα φύλλα, ευθυγραμμίστε τις άκρες.
- Έλεγχος παραγγελίας φύλλου.
- Σημειώστε με ένα μολύβι τα σημεία των μελλοντικών τρυπημάτων συμμετρικά στο κέντρο στην αριστερή πλευρά του φύλλου. Αυτό μπορεί να γίνει τόσο σε ένα φύλλο όσο και σε όλα.
- Είναι απαραίτητο να αποκλίνουμε από το κείμενο τουλάχιστον 1,5 εκατοστό.
- Τα σημάδια πρέπει να είναι αυστηρά κάθετα, επιτρέπεται απόσταση έως και τρία εκατοστά μεταξύ τους.
Αν το έγγραφο είναι αρκετά μεγάλο, είναι πιο βολικό να το τρυπήσετε με ένα σουβλί. Συνήθως ξεκινάτε από την επάνω τρύπα.
Αν δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εργοστασιακό κάλυμμα, όπως στην εικόνα, τότε το πρώτο και το τελευταίο φύλλο μπορούν να κολληθούν με μια λεπτή λωρίδα χαρτονιού για να αποφευχθεί η ζημιά στις σελίδες. Είναι σημαντικό να επιλέξετε το σωστό μήκος νήματος, συνήθως μεταξύ 50 και 80 cm.
Κλασική ραφή με κλωστή - τρεις τρύπες
Ας αναλύσουμε την επιλογή του πώς να ράψετε έγγραφαβήμα βήμα σε τρεις τρύπες. Αυτή είναι η κλασική και πιο κοινή επιλογή για την κατάθεση εγγράφων στο αρχείο ή για επαλήθευση. Πώς να ράψετε σωστά έγγραφα με κλωστές σε αυτή την περίπτωση φαίνεται καλύτερα στη φωτογραφία.
Φέρτε τη βελόνα και περάστε την κάτω από τη στοίβα των εγγράφων, βγάλτε την από την τρύπα στο νούμερο δύο. Δεν πρέπει να ξεχνάμε μια μικρή "ουρά" μήκους 7-8 cm, θα είναι ακόμα χρήσιμη. Στην μπροστινή πλευρά, κατευθύνουμε τη βελόνα στην επάνω τρύπα, στη συνέχεια επιστρέφουμε τη βελόνα στην χαμηλότερη τρύπα Νο. 3. Στη συνέχεια, η βελόνα «βουτάει» στην κεντρική τρύπα, με αποτέλεσμα να παραμένουν και οι δύο κλωστές από κάτω. Τώρα μπορούν να γίνουν κόμποι.
Επιπλέον, το έγγραφο πρέπει να είναι επικυρωμένο, να κολληθεί ένα φύλλο χαρτιού, να τοποθετηθεί σφραγίδα και η υπογραφή του υπεύθυνου. Πώς να ράψετε σωστά έγγραφα και να στερεώσετε τον κόμπο με κλωστές, μπορείτε να δείτε στη φωτογραφία.
Επιπλέον, ένα απόθεμα είναι κολλημένο στο πίσω μέρος του τελευταίου φύλλου. Η επιγραφή μπορεί να γίνει με το χέρι ή να χρησιμοποιήσετε έτοιμα πρότυπα, όπως στη φωτογραφία.
Πώς να συρράψετε έγγραφα σε τέσσερις τρύπες;
Η τεχνολογία διάτρησης τεσσάρων οπών είναι σχεδόν πανομοιότυπη. Η μόνη διαφορά είναι ότι το έγγραφο είναι ραμμένο από πάνω προς τα κάτω. Μοιάζει με ράψιμο. Μόνο σε αυτή την περίπτωση επαναλαμβάνεται με αντίστροφη σειρά, πρώτα από πάνω προς τα κάτω και μετά από κάτω προς τα πάνω. Έτσι, οι δεσμοί είναι ομοιογενείς χωρίς κενά, σαν να είναι ραμμένοι σε μια γιγάντια ραπτομηχανή.
Ειδικές περιστάσεις
Μερικές φορές επιτρέπεται η σύνδεση εγγράφων όχι κάθετα, αλλά στη γωνία. ΣΤΟΠρόκειται κυρίως για έγγραφα χρηματοοικονομικής αναφοράς, που περιλαμβάνουν τη στερέωση ταινιών μετρητών, επιταγές στη δεξιά πλευρά. Τέτοια έγγραφα είναι ραμμένα στη γωνία. Τα βήματα είναι τα ίδια όπως και για την τυπική συναρμολόγηση εγγράφων, μόνο οι τρύπες τρυπούνται στη γωνία. Συνήθως είναι δύο. Το φύλλο είναι κολλημένο ακριβώς στη γωνία. Επιπλέον, η διαδικασία είναι παρόμοια - πιστοποιείται, τίθεται σφραγίδα.
Συμπέρασμα
Στη διαδικασία προετοιμασίας και συρραφής ενός εγγράφου, είναι σημαντικό να σκεφτείτε εκ των προτέρων πώς να συρράψετε έγγραφα για να αποφύγετε κάθε είδους ανωτέρα βία. Για παράδειγμα, μερικές φορές χρειάζεται να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο εγγράφων που είναι ήδη δεσμευμένα και αρχειοθετημένα. Αξίζει να ανησυχείτε για τέτοιες στιγμές εκ των προτέρων. Συνήθως, οι ειδικοί HR ή λογιστές μπορούν να μαντέψουν εκ των προτέρων ποιο έγγραφο πρέπει πρώτα να εκτελεστεί μέσω ενός φωτοαντιγραφικού. Αυτό απλοποιεί πολύ την εργασία και εξοικονομεί χρόνο.
